Ich kenne nicht jeden Betrieb, und ich habe keine Studie, die misst, welche Arbeiten im Handwerk am meisten Zeit fressen. Die fünf Bereiche hier sind deshalb eine Auswahl: Ich habe die Bitkom-Umfrage von 2025 unter Handwerksbetrieben herangezogen und dort angesetzt, wo Betriebe digitale Werkzeuge einsetzen oder Pflichten neu dazukommen. Wie viel Zeit jeder Punkt bei Ihnen kostet, sehen nur Sie selbst.
Ein Wort vorab zu den Zahlen: Laut Bitkom sagen 72 Prozent der Betriebe, sie hätten im Alltag zu viel zu tun, um sich mit Digitalisierung zu befassen, und 58 Prozent haben nach eigener Aussage keinen Überblick, was es alles gibt. Zugleich sehen 89 Prozent die Digitalisierung als Chance. Das ist der Grund für diesen Artikel: weniger Überblick verschaffen als Ideen verkaufen.
1. Anfragen, die unvollständig ankommen
Das Muster. Ein Anruf oder eine WhatsApp-Nachricht: „Könnten Sie mal bei uns vorbeischauen?“ Ohne Adresse, ohne Foto, ohne Angabe, worum es geht. Es folgen drei Rückfragen, zwei verpasste Rückrufe und ein halber Nachmittag.
Die Zahlen. Alle befragten Betriebe nutzen E-Mail, Smartphone und Festnetz, 62 Prozent außerdem Messenger wie WhatsApp. 85 Prozent sehen bei ihren Kunden einen klaren Wunsch nach ständiger Erreichbarkeit. Erreichbarkeit allein sorgt aber noch nicht für Anfragen, mit denen Sie gleich arbeiten können.
Was hilft. Ein Anfrageformular auf der Website, das die Fragen stellt, die Sie sonst am Telefon stellen: Ort, Art des Anliegens, wann, wie dringend, Kontakt. Wer per Messenger schreibt, bekommt eine Standardantwort mit dem Link zum Formular. Das spart nicht die Anfrage, sondern die Rückfragen.
Was Sie nicht brauchen. Kein Chatbot und keine Anfrage-Plattform. Ein Formular mit fünf Feldern genügt. Wenn Kunden Fotos schicken sollen, muss die Website das Hochladen sicher verarbeiten; das gehört in die Datenschutzerklärung.
2. Terminabsprachen per Hin und Her
Das Muster. „Geht Dienstag?“ „Dienstag nicht, Mittwoch vormittags?“ „Da bin ich unterwegs.“ Drei Nachrichten, bis ein Termin steht.
Was hilft. Kunden wählen selbst aus freien Zeiten, oder sie schlagen ein Zeitfenster vor und Sie bestätigen. Wann welches Modell passt, steht im Artikel Online-Terminbuchung für Handwerk und Praxis. Laut Bitkom bieten 48 Prozent der befragten Betriebe eine Online-Terminbuchung an.
Was Sie nicht brauchen. Ein Buchungssystem für Arbeiten, deren Dauer Sie vorher nicht kennen. Dort reicht eine Anfrage mit Rückmeldung.
3. Angebote und Rechnungen, die mehrfach getippt werden
Das Muster. Aufmaß auf dem Zettel, daraus ein Angebot in Word, daraus ein Auftrag in Excel, daraus die Rechnung. Kundendaten und Positionen werden jedes Mal neu eingegeben. Jede Eingabe ist eine Fehlerquelle.
Die Zahlen. 68 Prozent der Betriebe verschicken Angebote digital, 62 Prozent Rechnungen. Digital verschicken heißt aber nicht, dass nur einmal getippt wurde.
Was hilft. Ein Werkzeug, in dem Kunde, Angebot, Auftrag und Rechnung zusammenhängen: Die Positionen aus dem Angebot wandern in die Rechnung, die Kundendaten stehen einmal. Wichtiger als der Anbieter ist die Regel: Jede Information wird nur einmal eingegeben.
Die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darf weiter auf Papier oder in anderen Formaten abgerechnet werden. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz hatte, darf bis Ende 2027 dabei bleiben. Ab 2028 gelten die neuen Anforderungen für alle inländischen Unternehmen bei Leistungen an andere Unternehmen. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Kleinunternehmer, die aber selbst E-Rechnungen empfangen können müssen.
Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung: Nach Angaben des Ministeriums muss sie in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen MINIMUM- und BASIC-WL-Profile). Wer heute ein Rechnungsprogramm wählt, sollte danach fragen.
Nachfassen nicht vergessen. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen wurde. Gegenüber Unternehmen sieht § 288 BGB außerdem Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 Euro vor. Offene Rechnungen im Blick zu behalten und Erinnerungen automatisch anzustoßen ist einer der Bereiche, in denen Software einfach Arbeit abnimmt.
4. Zettel, die abgetippt werden
Das Muster. Stundenzettel, Aufmaß, Lieferscheine, Bautagebuch: auf Papier geschrieben, abends oder am Wochenende ins System übertragen.
Die Zahlen. Laut Bitkom stellen nur 29 Prozent der Betriebe ihren Kunden eine digitale Dokumentation von Arbeitsschritten bereit.
Arbeitszeit. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System einführen und verwenden müssen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Nach Angaben der IHK Rhein-Neckar sind elektronische wie schriftliche Systeme zulässig. Ein Referentenentwurf zur gesetzlichen Konkretisierung ist laut IHK noch nicht verabschiedet, er soll für Kleinstbetriebe offenbar weiter Papier erlauben. Fragen Sie vor einer Umstellung Ihre Kammer nach dem aktuellen Stand.
Was hilft. Ein Formular am Handy statt auf Papier: Stunden, Pause, Baustelle, Foto, Unterschrift des Kunden. Die Daten landen an einer Stelle und müssen nicht mehr übertragen werden.
Wer mitreden sollte. In der Bitkom-Umfrage teilen 56 Prozent der Betriebe die Sorge, dass Digitalisierung mit mehr Überwachung und Kontrolle im Arbeitsalltag einhergeht. Sprechen Sie mit Ihrem Team, bevor Sie etwas einführen. Was erfasst wird, warum, und wer es sieht, sollte vorher klar sein.
5. Informationen, die überall und nirgends liegen
Das Muster. Das Foto vom Schaden in WhatsApp, der Preis im Kopf des Chefs, die Absprache am Telefon, das Angebot in der Mail, der Lieferschein im Fahrzeug. Wer war beim Kunden, was wurde versprochen?
Die Zahlen. Kommunikationskanäle laufen nebeneinander: Alle Betriebe nutzen E-Mail, Smartphone und Festnetz, 62 Prozent Messenger, 77 Prozent weiterhin den Brief und 26 Prozent sogar noch das Fax. Laut Bitkom nutzen 56 Prozent Cloud Computing.
Was hilft. Eine Ablage je Auftrag, in die alles gehört: Fotos, Angebot, Absprachen, Lieferschein. Dazu eine Regel: Was verbindlich ist, steht schriftlich im Auftrag, nicht nur im Chat. Das kann ein geordneter Ordner in der Cloud sein, und es muss keine neue Software sein.
Was Sie beachten müssen. 96 Prozent der Betriebe nennen Bedenken zu IT-Sicherheit und Datenschutz als größtes Hindernis der Digitalisierung, und das ist ernst zu nehmen: Kundendaten gehören nicht in einen privaten Messenger-Account. Sie gehören in ein System mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, mit Zugriffsrechten und einer Regel, was gelöscht wird. Die Grundlagen stehen im Artikel Impressum und Datenschutz für kleine Betriebe.
Wo Sie anfangen
- Eine Woche zählen. Wie oft fragen Sie nach, weil Angaben fehlen? Wie oft tippen Sie dieselben Daten zum zweiten Mal? Wie oft suchen Sie etwas? Eine Strichliste am Schreibtisch genügt.
- Das größte Problem wählen. Nicht alle fünf auf einmal.
- Erst klein ausprobieren. Ein Formular, ein Kalender, eine Ablage. Nicht gleich die Komplettlösung für den Betrieb.
- Nach vier Wochen zählen. Hat es geholfen? Dann das nächste.
Wenn Sie wissen wollen, ob sich etwas lohnt, rechnen Sie selbst: Stunden pro Woche, die ein Punkt kostet, mal Ihr Stundensatz, mal die Wochen im Jahr, verglichen mit dem, was die Lösung kostet. 59 Prozent der Betriebe glauben laut Bitkom, digitale Anwendungen lohnten sich nur für größere Betriebe. Ob das für Sie stimmt, zeigt diese Rechnung, nicht eine Faustregel.
Was Digitalisierung nicht löst
Ein schlechter Ablauf wird digital nicht besser, nur schneller schlecht. Wenn niemand weiß, wer Angebote nachfasst, tut das auch ein Programm nicht von allein. Und der Fachkräftemangel, den 75 Prozent der Betriebe nennen, lässt sich nicht wegprogrammieren. Was Software kann, ist, Ihnen die Arbeit abzunehmen, für die Sie keine Fachkraft brauchen.